Vårt tack till Katharine Schöpflin för vänligt granska ett SLA händelse utforska en studie om den framväxande värdet av informationshantering. Katharine är en kunskap och information manager och finns på Twitter som Schopflin och på LinkedIn. Foton från kvällen finns på SLA Europas Flickr-konto.

"Förändringarna värdet av informationshantering" var en forskningsstudie på uppdrag av SLA och Financial Times för att få en bild av behoven i den moderna arbetsplatsen information och hur långt vi som professionella informations möter dem. Gårdagens paneldebatt baserades runt '12 uppgifter för yrkesverksamma inom information "som framkom i forskningen. Paneldeltagarna, modererad av SLA President Kate Arnold, Stephen Phillips, Sarah Fahy och Janice LaChance, erbjöd deras ta på de föreslagna åtgärderna.

De övergripande slutsatserna i rapporten var att medan VD: ar allt mer erkänner värdet av information, de är inte nödvändigtvis ute efter att yrkesverksamma inom information som källa för den. Detta tyder på att vi bör se till att vår verksamhet är i linje med de behov som våra arbetsgivare - den "effekt" identifieras av FT: s moderbolag själva som avgörande för fortsatt kundfokuserade. Många av de synpunkter som talarna - och i rapporten - som kallas för oss att se till att vi förstår våra organisationer och motivation av folket använder din tjänst.

Janice La Chance uppmanade oss att vara mer kommersiellt sinnade som tjänsteleverantörer, att agera som om vår informationstjänst är ett företag och våra användare är våra kunder. Vi borde ge dem en anledning att komma tillbaka till oss med retur företag. Vi måste också se till att de på de bästa - påverkare och beslutsfattare samt verkställande - förstå vad vi gör och varför det betyder. Lets se till att vi har våra hiss tal redo.

PanelSarah Fahy tog senare upp vikten av återkoppling i anpassningen av våra tjänster. Det är ovanligt att informationstjänster faktiskt frågar sina användare vad de gjorde med den information som lämnades för dem och hur användbart det var. Vi kan få en del överraskningar om vi ber dem, men sådana frågor kan hjälpa oss att fokusera våra tjänster och på vilken nivå vi slå vårt arbete. Det finns ingen mening med att ge, exempelvis, forsknings trosor som användarna finner alltför tät för att läsa.

Det är oerhört viktigt att vi förstår den verksamhet vi arbetar i. Vi behöver inte bara behöver veta sektorn, utan också de hot och möjligheter vår organisationer står inför. Det är ett bra sätt att förstå perspektiv våra användare. Delta i interna och externa händelser hjälper oss att uppnå detta. Att veta vad våra användare vet kan vi säkerställa att våra lösningar passar deras behov. Det hjälper oss också ses som en inbördes, snarare än som en tillhandahållare av tjänster. Att hålla dig uppdaterad med trender också hjälper oss förutse vad som kan komma i framtiden. Vi måste vara redo för organisationsförändringar och vara beredda att släppa tjänster om de inte är av värde för organisatoriska ambitioner.

Det är viktigt att veta intressenter, sponsorer och förespråkar liksom dag till dag användare. De är i slutändan de människor som fattar beslut om informationstjänster framtiden och vi bör veta när vi kan, exempelvis, be dem om pengar. Stephen Phillips förespråkade inte bara att vara en tjänst inom företaget, men att vara en företagspartner, sätta service i centrum för företagets strategi. Vi borde tänka på hur informationstjänsten kan hjälpa verksamheten som helhet och möta kundernas behov. Vi kan visa samhällsansvar och egenansvar genom att säkerställa att inköpsbudgetar och personal tid spenderas på uppdrag av företaget som helhet, snarare än informationstjänsten som en enhet. Och vi bör vara öppen och ansvarig för användarna, chefer och personal.

Bibliotekstjänster har traditionellt lidit av att ses som en overhead. En del av att förstå våra verksamheter är att koppla vår verksamhet till besparingar och vinster. På Morgan Stanley sina mått mäter inte bara prestanda, men deras kostnad per timme i förhållande till andra avdelningar. Detta bidrar till att visa värdet samt att ge ett perspektiv på de faktiska kostnaderna för våra produkter. Lär känna ekonomiavdelningen är ett användbart verktyg för detta ändamål, eftersom de kan bidra till att utveckla bättre mätmetoder och fantasifulla sätt att rapportera. De kommer sannolikt att stödja om användar avdelningar tryck oss att köpa nya informationsprodukter. Till skillnad från oss, de sannolikt kommer att veta om institutionen har råd med det eller inte.

En av rekommendationerna i rapporten var för informationstjänster för att vara en del av lösningen på sträckta organisatoriska resurser. Stephen rådde oss att "svettas våra tillgångar", återanvända information produkter vid behov och använd vår interna kompetens, liksom de av kollegor. Han förespråkade omfamna sätt att göra saker på ett kostnadseffektivt sätt, även om detta skulle kunna innebära upphör att utföra en tjänst i egen regi.

Förutom allmänt vara svaret på din organisations problem, högtalarna upp specifika saker informationstjänsten skulle kunna göra för att påvisa värdet. Att vara organisationens "tekniskt geni" var en rekommendation av rapporten. Det är viktigt att vi ser till våra kunder inte överträffa oss i tekniskt kunnande. Men om vi ligga före trenderna, informationstjänsten kan få ett rykte om att vara den gå till plats för upp-to-date teknisk kunskap. Att gå med grupper som SLA och dra nytta av den utbildning och information som de erbjuder hjälper till med detta.

En viktig roll en informationstjänst kan ta är riskminimering. Många informationstjänster nytta av att kunna ta ett steg tillbaka från organisatoriska politiken och sätta styrningen först, säkerställer användare är kompatibla, garantera kvaliteten på informationen och leverera den bevisning på vilken besluten fattas. För att detta ska värderas av användarna, Det är viktigt att kommunicera vad som skulle hända om råd inte följs. En utmaning för många informationsavdelningar är att undvika att bli sedd som hindren för prestation och istället vara garanter för kvalitet och efterlevnad.

Janice tog upp frågan om hur långt informationspersonal bör lägga analytiskt värde till deras erbjudande, snarare än att bara syftar till att vara så objektiv som möjligt besvara användarnas önskemål. Hon föreslog att vi skulle erbjuda mer än de enkla fakta. Vårt råd till användare bör vara "beslutsfärdiga" och förpackas så att det är lätt att konsumera och lätt att förstå. Det är inte alltid lätt att veta var man ska dra gränsen mellan redovisning och erbjudande åsikt och det finns risker, exempelvis, vid tolkningen av lagen. Men yrkesverksamma inom information ska kunna göra en bedömning om riskerna med och vet när det är viktigt att lägga till detta värde. Vi kan också lära oss när vi behöver säga nej och hänvisa den frågande till en mer lämplig avdelning.

Även om fokus för många av de talarnas exemplen verkade vara reaktiv forskning, Sarah Fahy betonade också vikten av att skapa proaktiva lösningar. Det kan finnas gränser för vad som kan färdigförpackade, särskilt i samband med den avancerade analys forskning som har blivit domänen för den moderna informationstjänst. Några användarbehov är för oförutsägbar eller nyanserad och kräver en skräddarsydd lösning. Men enkla utseende sammanfattningar, publiceras regelbundet för att stödja arbetet i din primära användare kan vara effektiva och minnesvärd, även om det är viktigt att förmedla hur mycket arbete har gått in i dem. Du vill inte att det ska se för lätt.

Meddelandet var en viktig del av rapportens resultat och hur du rama din forskning kan vara avgörande för hur dina tjänster värderas. Att berätta en användare att saken information de söker finns inte är lugnande, berätta för dem att du inte kunde hitta det sätter tvivel på din kompetens. Att veta när det inte finns något svar är en del av vår skillset som informationsexperter. Ironiskt nog, den ekonomiska modell gynnas av de flesta företag idag är att sätta de minst expertanvändare i frontlinjen, när faktiskt det krävs erfarenhet för att veta om en fråga kan besvaras.

Vad kom ut tydligast från högtalarna var att företagens informationstjänster måste göra sig en oumbärlig del av värdet av verksamheten, att se till att oavsett dess kärnverksamhet är, det är bättre eftersom den använder information av hög kvalitet i en kompatibel sätt. Men kreativa vi är i att ge det, våra viktigaste erbjudande är informationen. Vår kompetens svara på frågor, konstaterandet, analysera och organisera information och lokalisera och använda källor. Det är vår unika försäljningsargument. Och vad kan vara mer användbart för dagens kunskapshungriga organisationer?

 

Sprid ordet. Dela det här inlägget!

Webbplatsen Senast uppdaterad November 21, 2017 @ 11:19 pm; Detta innehåll senast uppdaterad September 6, 2014 @ 5:31 pm