Helen Doyle, Kassör i CILIP s Katalogisering och indexering Group (CIG) och informatör på Norton Rose Fulbright, berättar om sin första erfarenhet av en SLA händelse. Foton från kvällen finns på SLA Europas Flickr-konto.

I 2012 SLA beställt en undersökning i samband med FT i den föränderliga värdet av informationshantering i dagens samhälle. Undersökningen publicerades i 2013 och gjorde för mycket intressant läsning, så när den medföljande händelsen meddelades jag bestämde jag skulle bita ihop och faktiskt gå.

Detta var min första SLA händelse och jag måste säga, Jag var nervös. SLA har alltid förefallit mig vara ganska införa (Det har över 9000 medlemmar i 75 länder över hela världen) och ogenomtränglig från utsidan.

Jag är glad att säga, Jag kunde inte ha varit mer fel.

Inte bara var alla mycket vänliga, det var en av de bästa arbetsrelaterade händelser som jag någonsin har deltagit. Deltagare var verkligen intresserad av undersökningen och de slutsatser den drog (mer om detta nedan) och ivriga att inleda en seriös och professionell dialog. Kvällen flög genom, först i insiktsfulla och fascinerande diskussion, och sedan, vid evenemanget nätverk efteråt, i en uppsjö av vänlig konversation och snittar. Jag träffade alla sorters nya människor, inklusive medlemmar av de olika SLA-kommittéerna, utbytte flera visitkort och kom undan från händelsen känsla grundligt upplyft och inspirerad, och redo att sätta alla mina nya idéer i praktiken.

Men vad om själva evenemanget?

SLA / FT enkät undersökt uppfattningar om informationshantering branschen ur synvinkel både uppgiftslämnare (IE. de som lyckas och ge information) och informationsanvändare (IE. de chefer som använder denna information i sina organisationer) och det visade några överraskande resultat. Till exempel, rapporten fann att "övergripande, 55% kunskapsleverantörer säger att de lägger till "ett stort värde", ännu endast 34% av chefer är villiga att säga samma sak " (rapportera, s.12). Användare citera ofta "information overload" som sin största utmaning - filtrering genom alltför mycket information för att hitta vad som är relevant för dem - medan den största utmaningen som identifierats av leverantörer är "Google syndromet" - missuppfattningen bland användarna att allt är på Google och fritt tillgänglig. Rapporten går till med att identifiera fem attribut de moderna informations professionella behov (kommunicera ditt värde, förstå drivrutinerna, hantera processen, hänga på tekniska färdigheter, och ge beslutsfärdiga uppgifter) och 12 uppgifter för att genomföra dessa attribut. Själva händelsen bestod av en panelsession, leds av Kate Arnold och består av Sarah Farhi (Allen & Overy), Janice LaChance (SLA) och Stephen Phillips (Morgan Stanley) som diskuterade dessa 12 uppgifter i mer detalj.

Jag skulle vilja plocka ut två teman som verkligen stod ut för mig (för vidare diskussion av 12 uppgifter, se Marie Cannon senaste blogginlägg här).

Förstå drivrutiner / Vet verksamheten

Detta var ett tema som reoccurred hela kvällen: Det är viktigt att förstå verksamheten och hur man bidrar till det, både för att göra det känt med andra och även att låta dig lämna den information som användarna vill ha.

"Att känna verksamheten’ handlar också om mer än att bara veta vad företaget gör. Det inkluderar att känna dina användare och hur de vill få tillgång till information, så att du kan skräddarsy ditt svar i enlighet med detta. Den innehåller också veta vem de viktigaste aktörerna är och vem kommer att kämpa dig till ledningen - det slog an en sträng hos mig för jag insåg att jag inte riktigt vet många av människorna i företaget. Att lära känna de partners och medarbetare skulle vara ett bra tillfälle att ta reda på om det finns något vi kan göra för just den användaren. Slutligen, det är också viktigt att vara medveten om de stämningar och rytmer i branschen du arbetar i, så att du kan utnyttja aktuella trender och hålla steget före. Allt detta håller informationsavdelningen är relevant för behoven i verksamheten och användarna, och kommer att leda till att du förutse behoven i verksamheten, vilket bidrar ytterligare värde.

Ge beslutsfärdiga uppgifter

Det här ämnet var en av de mest hett debatterade om hela kvällen. Undersökningen hade funnit att det finns en tendens bland leverantörer att helt enkelt fram allt de hittar så att alla grunder omfattas och användaren kan använda sitt eget omdöme. Vissa informationspersonal skulle till och med hävda att det är vårt jobb att vara objektiv och på så sätt aktivt avstår från att kommentera eller filtrera informationen. I motsats, användarna vill ha information som är lätt att förstå, lättläst, och ger exakt vad de ville ha. De vill inte behöva filtrera genom listor över resultat eller pussla ihop en bild från flera resurser.

Det finns, dock, en avvägning här. "Beslut-ready" tar tid att förbereda, ett faktum ibland förbises av användarna, och detta hindras av personalbrist och budgetrestriktioner. Det finns ytterligare utmaningar i en högriskmiljö, till exempel en advokatbyrå, där yrkesverksamma inom information inte är juridiskt utbildade.

Det är ett klart fall, though, för oss att göra mer än att bara ge information (även Google kan göra det) och vi kan tillföra värde vid leveranspunkten genom noggrann tillämpning av vår insikt och omdöme.

Ett sätt att göra detta sammanfattas i frasen "ge en dialog, inte en transaktion ", och jag gillar det eftersom det är en lätt förändring att göra. E-post är det alltför lätt att se en undersökning som en enda Q&En session i stället för en konversation, och ofta lite mer gräva i vad användaren verkligen kräver kommer att spara tid och arbete, och ge resultat som är till större nytta.

Jag vill uppmuntra dig att läsa undersökning Om du inte redan har gjort det, och vill tacka SLA för värd en sådan tankeväckande händelse. Här är till nästa!

Sprid ordet. Dela det här inlägget!

Sidan uppdaterad i maj 24, 2019 @ 1:42 pm; Detta innehåll senast uppdaterad oktober 9, 2014 @ 11:24 vid